Firmensitzwechsel: Was es zu beachten gilt

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Firmensitzwechsel: Was es zu beachten gilt

Bei einem Firmensitzwechsel gibt es zahlreiche Faktoren zu beachten, die sich zu einem großen Ganzen zusammenfügen. Besonders bei einer Gewerbeanmeldung in einem anderen Bundesland müssen Sie einige zusätzliche Aspekte beachten. Unser heutiger Blogbeitrag zeigt Ihnen auf welche Details und Fristen Sie beim Firmensitzwechsel achten müssen, um einen möglichst reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können.

Firmensitzwechsel – Der Überblick

Wenn Sie sich für einen Standortwechsel Ihrer Firma entschieden haben, stehen Sie zunächst vor der Entscheidung, ob der Firmensitz geändert werden soll oder ob Sie lediglich eine weitere Geschäftsadresse in Betrieb nehmen wollen. Unsere Tipps zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogpost Firmensitz richtig wählen.

Sollten Sie sich also dazu entschieden haben den Standort Ihres Firmensitzes zu verlegen, müssen Sie sich mit den folgenden Fragestellungen auseinandersetzen:

  • Wo erfolgt die Ummeldung und wem muss der Firmensitzwechsel zusätzlich bekannt gegeben werden?
  • Gibt es Voraussetzungen, um die Gewerbeanmeldung an einem anderen Standort durchführen zu können?
  • Welche Unterlagen sind für die Ummeldung beim Standortwechsel Ihrer Firma erforderlich?
  • Welche Kosten fallen bei einem Firmensitzwechsel an? 
  • Welche Fristen gibt es bei der Gewerbeanmeldung zu beachten?
  • Kann man sich nach einem Standortwechsel online ummelden oder muss man persönlich vorsprechen?
  • Zieht der Firmeninhaber ebenfalls um oder betrifft der Standortwechsel nur die Firma?
  • Wie viel Zeit sollte für den Standortwechsel eingeplant werden?

Firmensitzwechsel – Der Ablauf

Bevor Sie Ihren Firmensitzwechsel durchführen können, müssen Sie sich mit den Voraussetzungen dafür auseinandersetzen. Zwar gibt es kein Gesetz, das sie daran hindern kann Ihrem Gewerbe an einem anderen Standort nachzugehen, allerdings gibt es einige Verwaltungsvorschriften bezüglich der Gewerbeanmeldung. Außerdem müssen Verträge geprüft werden ob und unter welchen Voraussetzungen eine Betriebsverlegung möglich ist und welche Konsequenzen daraus entstehen. Besonders Miet- und Pachtverträge müssen auf Ihre Kündigungsfristen und -bedingungen hin überprüft werden. Auch bei Förderungen sollten Sie genauestens kontrollieren, ob Ihre Ansprüche an den Standort geknüpft sind und bei einem Firmensitzwechsel verfallen könnten. Dies kann besonders relevant sein wenn es sich um bundeslandspezifische Projekte handelt.

Den Standortwechsel Ihrer Firma müssen Sie der zuständigen Gewerbebehörde des neuen Standortes melden. Dies kann sowohl persönlich, schriftlich (entweder mit Hilfe eines Formulars oder formlos geschrieben) als auch in elektronischer Form über das Unternehmensserviceportal (USP) oder das Gewerbeinformationssystem (GISA) erfolgen. Wichtig ist dabei, dass die Gewerbeanmeldung beziehungsweise -ummeldung spätestens am Tag der Aufnahme der Gewerbeausübung bei der Gewerbebehörde eingelangt sein muss. Für die Ummeldung müssen keine speziell aufbereiteten Unterlagen vorgelegt werden, allerdings sollte Ihre Gewerbeanmeldung (je nachdem in welcher Form sie erfolgt) die wichtigsten Stammdaten wie etwa Name, Firmenwortlaut, Adresse des neuen Firmensitzes, etc. beinhalten. Auch dem Finanzamt, Ihrem zuständigen Bankinstitut, der Sozialversicherungsanstalt (SVA) und Gebietskrankenkasse (GKK) ist der Standortwechsel Ihrer Firma zu melden. Wenn Sie Ihren Firmensitz in ein anderes Bundesland verlegen, müssen Sie außerdem berücksichtigen, dass sich die Zuständigkeit der Gebietskrankenkasse bei der Gewerbeanmeldung ändert. Sollte mit dem Firmensitzwechsel auch der Umzug des Firmeninhabers einhergehen (etwa bei einem Einzelunternehmer), so ist auch dies beim jeweiligen Einwohnermeldeamt bis spätestens drei Tage nach dem Umzug zu melden.

Für die Meldung Ihres Firmensitzwechsels bei den Behörden fallen keine zusätzlichen Kosten an, für den eigentlichen Umzug allerdings schon. Planen Sie daher bereits im Vorfeld sorgfältig Ihr Budget für den Standortwechsel Ihrer Firma.

Firmensitzwechsel – Die Details

Ein gut strukturiertes Zeitplan ist das A und O eines jeden Standortwechsels. Vor allem wenn der Firmensitzwechsel mit dem Umzug des Firmeninhabers einhergeht, gibt es verschiedene Meldefristen zu beachten. Planen Sie genügend Zeitpuffer für Behördengänge und Verpackungstätigkeiten ein um eventuellen Verzögerungen beim Standortwechsel und der Gewerbeanmeldung vorzubeugen. Sollte Ihr Unternehmen eine Betriebsanlagengenehmigung benötigen, darf die gewerbliche Tätigkeit erst dann aufgenommen werden, wenn die Genehmigung erteilt wurde. 

Unsere Tipps zum reibungslosen Ablauf des Firmenumzugs finden Sie in unserem Blogpost Checkliste für den Firmenumzug.

Neben den bereits zuvor erwähnten Institutionen sollten Sie bei einem Standortwechsel Ihrer Firma außerdem Mitarbeiter, Geschäftspartner und externe Dienstleister wie zum Beispiel IT-Anbieter und Lieferanten rechtzeitig über Ihren Umzug beziehungsweise die Änderung Ihrer Firmensitzadresse informieren. Besonders wenn Sie von einem Bundesland in ein anderes übersiedeln, sollten Sie sich im Vorfeld informieren, welche regionalen Anbieter am Besten zu Ihrem Unternehmen passen und bestehende Verträge mit lokalen Dienstleistern fristgerecht kündigen.

Ihre Firmensitzadresse sollten Sie nach dem Standortwechsel außerdem auf Ihren Briefköpfen (beziehungsweise in der Fußzeile auf all Ihren Dokumentvorlagen), Ihren Visitenkarten, im Branchenbuch und im Impressum Ihrer Webseite ändern.

In Österreich sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet Firmenschilder an all Ihren Standorten anzubringen, selbst wenn es Ihr eigenes Zuhause ist. Auch wenn Sie Ihren Firmensitz in einem servicierten Büro wie unserem CODOS Center anmelden, wird ein Firmenschild für Sie angebracht. So bleiben Sie gesetzeskonform ohne sich selbst darum kümmern zu müssen.

Ein Firmensitzwechsel ist heutzutage einfacher und schneller durchzuführen als in der Vergangenheit. Dennoch gibt es viele Kleinigkeiten und Termine, die man als Unternehmer beachten muss. Wir informieren Sie gerne über Ihre Optionen bezüglich der Firmensitz- beziehungsweise Gewerbeanmeldung an einem unserer CODOS Standorte.