Firmenumzug leicht gemacht: Checkliste für den Firmenumzug

Der Firmenumzug steht bevor – Was nun?

Sie möchten mit Ihrer Firma an einen neuen Standort übersiedeln? Kein Problem! Mit dieser Checkliste verläuft Ihr Umzug reibungslos. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie beim nächsten Firmenumzug achten müssen. 

Bei einem Firmenumzug gilt es viele, unterschiedliche Komponenten zu beachten und niemals den Überblick zu verlieren. Wer seinen Firmenumzug gut strukturiert, plant und genügend Zeitpuffer einbaut, läuft später keine Gefahr in Zeit- oder Platznot zu geraten. Bevor Sie Ihren Firmenumzug planen, müssen Sie sich zuerst einmal einen neuen Standort aussuchen. Bei Ihrer ersten Budgetplanung sollten Sie überlegen, ob Sie in ein neues, eventuell bereits saniertes Bürogebäude einziehen möchten oder ob Sie anfallende Reparatur- und Anpassungsarbeiten selbst erledigen wollen (beispielsweise wenn Sie Spezialgerätschaften einbauen müssen). Unsere CODOS Büros zum Beispiel sind mit der neuesten IT Infrastruktur ausgestattet und verfügen über eine klassische, moderne Einrichtung. Außerdem bieten wir zusätzlich buchbare Besprechungsräume, eine registrierungs- und ladungsfähige Adresse (inklusive Firmenschild!), so wie ein Netzwerk von Start-Ups und bereits erfolgreich etablierten Unternehmen. Unsere Mitarbeiter kümmern sich um den Empfang von Postlieferungen und sorgen für ein sauberes und freundliches Ambiente, in dem sich Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter wohlfühlen werden.

Je nach Größe Ihrer Firma müssen Sie die folgenden Punkte auf Ihrer Checkliste berücksichtigen und entsprechende Ressourcen einplanen:

  • Anzahl der Mitarbeiter:

    • Parkplätze
    • öffentliche Erreichbarkeit/Anbindung
    • Büroräume (Großraumbüro oder Einzelbüros)
    • ausreichend Pausen- beziehungsweise Besprechungsräume
    • räumliche Verteilung der einzelnen Abteilungen (möglichst kurze Laufwege)
  • Anzahl der Firmenunterlagen:

    • alte Akten eventuell vernichten/digitalisieren lassen (gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!)
    • genügend Umzugskartons für Akten und Büromaterial
  • Infrastruktur:

    • Renovierung der neuen Räumlichkeiten (Barrierefreiheit)
    • Büromöbel (alte oder neue oder beides?)
    • IT (eventuell ein neuer Anbieter/neue Geräte, Verlegung von Kabeln und Anschlüssen)
  • Spedition:

    • Spezialisierung auf Firmenumzüge mit genügend Fahrzeugen
    • Spedition packt versus Mitarbeiter packen (Zeit und Kosten berücksichtigen)
    • Zusatzversicherung gegen Transportschäden

Besonders die Wahl einer geeigneten Spedition kann essentiell für einen erfolgreichen Firmenumzug sein, da es je nach Art der Firma empfindliche Gerätschaften, sensible (Kunden-)Akten, Kunstwerke, Labor Werkstoffe und Ähnliches zu transportieren gibt. Speditionen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind, verfügen oft über speziell geschulte Mitarbeiter und eigens ausgestattete Lieferfahrzeuge. Sollte Ihre Firma über eigene Transportfahrzeuge verfügen, teilen Sie rechtzeitig und vor allem ausreichend Mitarbeiter für das Verpacken, Verladen, Fahren und Tanken ein.

 

Die Checkliste – Gut geplant ist halb gewonnen

Eine Firmenumzug gliedert sich meist in mehrere Phasen. Je sorgfältiger diese geplant sind, desto einfacher verläuft der eigentliche Umzug. Je größer Ihre Firma ist, desto mehr Zeitpuffer sollten Sie einplanen, da es immer zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen kann. Achten Sie außerdem darauf Ihre Mitarbeiter in jeder Umzugsphase auf dem Laufenden zu halten und Ihre Bedenken, Anmerkungen und Wünsche mit einzubeziehen. Wenn die Mitarbeiter den Nutzen des Umzugs nachvollziehen können und sich mitverantwortlich fühlen (z.B. durch Verteilung von Zuständigkeiten), wird Ihr Firmenumzug großen Anklang finden und der Ablauf erleichtert.

1 – 3 Monate vor dem Umzug

  • Wichtige Personen informieren

    • Mitarbeiter und Betriebsrat
    • Kunden und Geschäftspartner (Nachsendeauftrag einrichten)
    • Offline- und Online-Verzeichnisse (z.B. Handelsregister, Firmenbuch, Telefonbuch, Google Maps)
    • regelmäßige Dienstleister (z.B. Banken, Versicherungen, Reinigungsfirmen, Domain-Betreiber)
    • Ämter und Behörden (z.B. Finanzamt, Gewerbeamt)
    • Kammern und Verbände
  • Verträge kündigen beziehungsweise ummelden

    • Mietvertrag (Kündigungsfrist!)
    • Telefon, Internet, Kabel
    • Services (Floristen, Zeitschriftenabos, Obstlieferungen ins Büro, u.Ä.)
  • Transport planen

    • Spedition (Angebote vergleichen)
    • Umzugsdatum
    • Umzugsmaterial
    • Reihenfolge der Räumlichkeiten
    • eventuell Halteverbotszone beantragen
  • Finanzen und Versicherung

    • Kalkulation – Wer packt?
    • Zusatzversicherung gegen Transportschäden
  • Räume und Inventar

Wenn Sie Ihr neues Büro im CODOS Center ansiedeln wollen, fallen einige dieser Punkte weg, da wir über eine hochmoderne IT- und Möbelausstattung verfügen.

  • Renovierung beziehungsweise Reinigung des alten und neuen Standorts (Angebote einholen)
  • Arbeitsplatzanordnung
  • Inventar katalogisieren
  • neue Büromöbel bestellen
  • alte Büromöbel entsorgen
  • aussortieren
  • EDV, Telefon, Software (Aktualität und Preise vergleichen)
  • Archivierung, Digitalisierung oder Vernichtung der (Kunden-)Akten

1 – 2 Wochen vor dem Umzug

  • Termine

    • Terminbestätigung (Spedition, Handwerker, externe Dienstleister)
    • Reinigungsfirma (alte und neue Räume, Treppenhäuser)
    • Kostenabrechnung mit altem Vermieter (Übergabetermine)
  • Firmeninterne Organisation

    • Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter
    • Werbematerial mit neuer Adresse
    • Zählerstände in den alten und neuen Räumlichkeiten ablesen lassen
  • Einpacken

    • Kartons mit Akten beziehungsweise Büromaterial
    • Möbel und Kartons beschriften
    • Möbel gegebenenfalls demontieren lassen
    • Sicherheitsmaßnahmen für wertvolle/wichtige Dokumente

Am Umzugstag

  • Kontrolle (des alten und neuen Standortes):

    • Vorschäden im Treppenhaus (Fotos!)
    • Firmenräume (Ist alles da? Wurde nichts vergessen?)

Nach dem Umzug

  • Reinigung und Übergabe der alten Räumlichkeiten
  • auspacken und einräumen
  • Set-Up der IT-Infrastruktur
  • (Umzugs-)Schäden melden (Fotos!)
  • Umzug bei Steuererklärung angeben (Rechnungen und Belege sammeln)
  • Einweihungsparty (optional)

Ein Firmenumzug kann kompliziert sein, muss er aber nicht. Unsere Checkliste bietet Ihnen eine Grundlage für einen reibungslosen Firmenumzug, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen und ergänzen können. Egal was und wie viel Sie siedeln müssen, so lange Sie Ihren Zeitplan und Ihre Checkliste im Auge behalten, können auch ungeahnte Verzögerungen Sie nicht aus dem Konzept bringen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Übrigens: CODOS unterstützt Sie gerne bei der Ummeldung Ihres Firmensitzes.